Büro-Assistenz in Rheda-WiedenbrückBüro-Assistenz (m/w/d) in Rheda-Wiedenbrück (Vollzeit)
Wir suchen ein pingeliges Organisationstalent, das es liebt, alles im Blick zu behalten, an jedes Detail zu denken und anderen den Rücken freizuhalten.
- Rheda-Wiedenbrück
- 3.549 €
- Vollzeit
- Persönliche Assistenz
- Selbstständige Arbeitsweise
Das erwartet dich bei Pflege Flemming
Wir sind Pflege Flemming, ein auf Kinderintensivpflege spezialisierter Pflegedienst, und suchen ein echtes Organisationstalent, das unserem Overhead-Team möglichst viel Arbeit abnimmt.
Das Ziel deiner Arbeit ist einfach: Unser Team soll sich auf die Weiterentwicklung unseres Unternehmens konzentrieren können, während du dich um die gesamte Organisation im Hintergrund kümmerst.
Ob E-Mails, Termine, Telefonate, technische Probleme oder Kommunikation mit Krankenhäusern, Ärzten und Angehörigen – du behältst alles im Blick, denkst an jedes Detail und sorgst dafür, dass nichts vergessen wird und alle Aufgaben zuverlässig erledigt werden.
Dabei übernimmst du die Verantwortung für deine Aufgaben von Anfang bis Ende. Du wartest nicht auf Anweisungen, sondern kümmerst dich selbstständig um alles, was anfällt. Du recherchierst, organisierst, fragst nach und findest Lösungen, ohne dass dir jemand hinterherlaufen muss.
Im Idealfall muss unser Overhead-Team, an diese Dinge gar nicht mehr denken. Nur wenn tatsächlich eine Entscheidung erforderlich ist, beziehst du sie ein. Alles andere regelst du eigenständig und hälst uns damit den Rücken frei.
Aufgaben & Anforderungen
Was zu deinem Arbeitsalltag gehört – und was du mitbringen solltest.
Deine Aufgaben
- Organisation: Du übernimmst die Terminplanung, koordinierst Abläufe und sorgst dafür, dass nichts vergessen wird.
- E-Mails und Kommunikation: Du bearbeitest eingehende E-Mails, beantwortest Anfragen und übernimmst Telefonate mit Mitarbeitern, Dienstleistern und anderen Ansprechpartnern.
- Buchhaltung und Verwaltung: Du pflegst Tabellen, kontrollierst Unterlagen, bereitest die Buchhaltung vor und achtest darauf, dass alle Zahlen und Angaben stimmen.
- Problemlösung: Ob ein Drucker nicht funktioniert, ein Termin organisiert werden muss oder ein Dienstleister gebraucht wird – du kümmerst dich darum.
- Persönliche Assistenz: Du übernimmst auch organisatorische Aufgaben und Erledigungen aus dem persönlichen Alltag der Geschäftsführung.
- Entlastung: Du behältst offene Aufgaben im Blick, setzt Prioritäten und sorgst dafür, dass möglichst wenig auf dem Schreibtisch unseres Overhead-Teams landet.
Dein Profil
- Extreme Zuverlässigkeit: Wenn du sagst, dass du etwas erledigst, dann ist es auch erledigt. Ohne mehrfaches Nachfragen oder Erinnern.
- Ausgeprägte Genauigkeit: Du arbeitest sorgfältig, kontrollierst deine Ergebnisse und bemerkst auch kleine Fehler. Besonders bei Zahlen, Tabellen, Dokumenten und Fristen.
- Selbstständigkeit: Du wartest nicht darauf, dass dir jemand jeden einzelnen Schritt erklärt. Du recherchierst, denkst mit und findest eigenständig Lösungen.
- Organisationstalent: Du kannst viele unterschiedliche Aufgaben gleichzeitig koordinieren, ohne den Überblick zu verlieren.
- Professionelle Kommunikation: Du trittst freundlich, sicher und seriös auf – sowohl am Telefon als auch schriftlich.
- Eigeninitiative: Du siehst selbst, wo Arbeit anfällt, und kümmerst dich darum, bevor jemand dich darum bitten muss.
- Diskretion: Du gehst selbstverständlich vertraulich mit geschäftlichen und persönlichen Informationen um.
- Digitale Kompetenz: Du kannst sicher mit E-Mails, Excel, Word und anderen Büroanwendungen umgehen.
Eine abgeschlossene Ausbildung ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Viel wichtiger sind uns deine Arbeitsweise, deine Zuverlässigkeit und dein Anspruch an die Qualität deiner Arbeit.
Wen wir suchen
Wir suchen keine Person, die einfach nur ihre Aufgabenliste abarbeitet und anschließend auf neue Anweisungen wartet.
Wir suchen jemanden, der gerne organisiert, Ordnung schafft, Verantwortung übernimmt und Freude daran hat, wenn am Ende des Tages alles erledigt ist.
Jemanden, der auch bei kleinen Dingen genau hinschaut, Fehler nicht einfach durchgehen lässt und lieber einmal mehr kontrolliert, bevor etwas falsch erledigt wird.
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Wenn du gerne selbstständig arbeitest, hohe Ansprüche an deine eigene Arbeit hast und es dich zufrieden macht, wenn alles zuverlässig funktioniert, dann möchten wir dich kennenlernen.
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